郵送でも取り寄せ可能|戸籍謄本を入手するための3つの方法とは?

遺産相続をする場合、被相続人の戸籍はなくてはならない書類のひとつです。しかし戸籍(謄本・抄本)は、基本的に被相続人が本籍を置いている役所でしか取ることができません。
このため、その役所が遠い場合などには、なかなか戸籍の入手が難しいと思われる方も多いのではないでしょうか?

みなさんもご存じのとおり、役所は平日の昼間しか開いていません。そのため、戸籍を取るためには、その時間内に時間を作って役所に出向く必要があるため面倒な作業となるのが一般的です。
親せきや友人などが代理人となってくれれば、自分で戸籍を取りに行かずに済みますが、なかなか代理人を見つけることは難しいのが現実です。

このような場合には、戸籍を郵送で申請することを検討してみてはいかがでしょうか?
そうです、戸籍は郵送で取得することも可能なのです。

今回は、戸籍謄本を郵送で取り寄せるための方法をテーマにご紹介します。

1.戸籍謄本を入手するための3つの方法

戸籍謄本を入手するためには、つぎのような3つの方法があります。

① 本人が窓口で直接入手する

戸籍が必要な本人が本籍地の役所の窓口に行き、直接戸籍謄本などを手に入れる方法です。
本籍地の役所が近くにある場合、もっとも簡単で時間もかからない方法となります。
市役所の出張所などがあれば、わざわざ本庁まで出向く必要がないので便利です。

しかし、冒頭でも述べたように役所は平日の昼間しか開いていないことが多いため、平日仕事をしている人が直接窓口に行くことは難しいことでしょう。
その場合には、つぎの方法を検討してください。

② 代理人(親戚や知人)に窓口で取得してもらう

自分で直接戸籍を取ることが難しい場合、代理人によって入手することも可能です。ただし、その場合には委任状が必要となるので気を付けてください。

代理人によって戸籍を取る場合には、役所の窓口で戸籍筆頭者の本籍地や名前・生年月日などを聞かれる可能性があります。これらの情報を代理人に伝えておかないと、戸籍の取得に手間取る可能性がありますので注意が必要です。

③ 郵送請求で取り寄せる

現住所と本籍地が同じであれば、戸籍の入手はそれほど難しくありません。しかし本籍地が遠方にある場合、戸籍を取るのは難しくなります。そのような場合には、戸籍を郵送で取り寄せる方法がおすすめです。
本籍地の役所が近かったとしても、昼間役所に行く時間が取れず、代理人も見つからない場合には戸籍を郵送で申請するのは非常に便利な方法となります。

戸籍の郵送による申請は、基本的には誰でも行うことが可能です。
しかし、郵送申請する人がつぎに該当する人以外の場合には委任状や身分証明書、請求のための正当な理由が必要となりますので注意してください。

2.戸籍を郵送で取り寄せるための5つの手順

戸籍を入手するためには、そもそも本籍地がどこなのかを確認する必要があります。

戸籍を郵送で取り寄せるための手順は、つぎのようになります。

(1)被相続人の本籍地の確認方法

本籍地がどこであるのか知っているのであれば問題ありませんが、本籍地が不明な場合は親族に聞いてみるのが一番簡単な方法です。
それでもわからない場合には、自動車の運転免許証を探してみましょう。もし古い免許証が見つかれば、免許証上に「本籍地」が表示されているはずです。

現行の免許証は本籍地の表示が省略されていますが、内蔵されているICチップには本籍地に関する情報が登録されています。このため、警察署に設置されている機械を操作することによって本籍地を確認できるようになっています。

それでもわからないようであれば、弁護士や司法書士、行政書士、税理士などの専門家に戸籍の取得を依頼することも可能です。

(2)郵送請求書に記入する

本籍地が判明すると、戸籍の取り寄せ先となる役所がわかります。戸籍を郵送で取り寄せるためには、「戸籍等の郵送請求書」(市区町村によって名前が異なります)に必要事項を記入する必要があります。

最近では、郵送請求書は市区町村のホームページからダウンロードできることが多くなっていますので確認してみるとよいでしょう。
万一、郵送請求書を印刷することができない場合には、手書きで作成することもできます。

(3)必要書類をそろえる

相続手続きで戸籍が必要な場合、被相続人と請求者の関係を証明できる戸籍のコピーが必要です。
また、両親や子供など直系以外の戸籍が必要な場合には、戸籍に記載されている人からの委任状も必要となります。

戸籍の取り寄せに必要な費用

切手代

82円が目安です。戸籍を複数とる場合には、120円から140円かかる場合もあるでしょう。

戸籍代(役所の手数料)

1通450円の定額小為替が必要です。定額小為替は、郵便局で購入可能です。現金書留で送ることもできます。
手数料は役所によっては450円以外の場合もあります。

戸籍、改製原戸籍、除籍に関しては、以上の料金です。

郵送で戸籍の取り寄せができる人

郵送で戸籍の取り寄せができるのは、つぎの3者となっています。

戸籍の郵送は誰でも請求可能ですが、本人以外が請求する場合には、たとえ本人の家族であっても親族関係を証明する書類が必要となります。
また、委任状や代理人の身分を証明する書類、本人との関係を証明する書類などに加え、正当な理由があることも必要です。

同一の戸籍に入っている場合には不要ですが、すでに別の戸籍に入っている兄弟が申請する場合には、同じ戸籍に入っていた当時の除籍謄本などが必要となります。
孫が祖父母などの戸籍を請求するときには、それらの人が載っている戸籍(自分の親の戸籍謄本など)が必要です。

委任状は、コピーしたものでは受け付けてもらえないので注意してください。

返送先の住所に注意

戸籍の返送先に関しては、注意すべき点があります。
役所ごとに扱いが異なるようですが、役所によっては戸籍の返送先住所は請求者の現住所に限定される可能性があります。
万一、勤務先など自宅以外の場所に戸籍を返送してもらおうと思っている場合には、事前に役所に問い合わせ確認をしたほうがよいでしょう。

戸籍以外の取り寄せ方

郵送で取り寄せたい書類が戸籍の謄抄本ではなく、改製原戸籍や除籍の謄抄本、戸籍の附票、身分証明書などの場合には、戸籍等請求書の「必要な書類」欄に必要事項を記入しておきましょう。

自分自身の戸籍を取り寄せる場合には、請求する理由は空欄でかまいません。

住民票も郵送で取り寄せ可能

「必要な書類」欄に「住民票〇通」と書き、必要としている人の住所・氏名・生年月日を記入します。世帯全員分の住民票が必要な時は、その旨を明記してください。

転出届も郵送で提出できる

ほかの市区町村に引越しした場合、転出届や転入届を行う必要がありますが、転出届は郵送で提出することが認められています。
郵送で転出届を提出すると、その役所から引っ越し先に転出証明書が発送されます。

3.面倒なら専門家に依頼を

戸籍の取得は自分でもできるため、かならず専門家へ依頼しなければならないものではありません。しかし自分だけで戸籍を取ることが難しい場合には、弁護士などの専門家に戸籍取得の代行を依頼することが可能です。

遺産分割協議後や、相続人が誰なのか確定するためには、相続人全員の戸籍が必要になります。自分で戸籍を取ることが難しい場合には、専門家への依頼を検討してみてはいかがでしょうか?

4.まとめ

今回は戸籍の3つの入手方法、特に郵送による戸籍の取り寄せ方についてご紹介させていただきました。

みなさんが戸籍を取るときに、今回ご紹介した知識を活用していただければ幸いです。